Contas a Pagar e a Receber da Farmácia
Contas a Pagar e a Receber da Farmácia

Publicado por Farmarcas • 30 de agosto de 2018

Saiba como organizar as contas da farmácia

Organizar as contas da farmácia é uma tarefa muito trabalhosa. Gerenciar o seu negócio com eficiência passa por diversos processos no dia a dia. O controle do contas a pagar e contas a receber é essencial para fornecer informações estratégicas para uma tomada de decisão segura e precisa.

Em um mercado cada vez mais competitivo, entender como controlar de maneira eficiente essas duas atividades faz toda a diferença. Veja como organizar contas a pagar e contas a receber da sua farmácia.

O que é contas a pagar e contas a receber? Qual a diferença?

Para ficar mais fácil de compreender o significado de contas a pagar e contas a receber é preciso relembrar seus conceitos e a diferença entre eles.

Os dois fazem parte do planejamento financeiro, que vem antes da ação do pagamento ou do recebimento. Por isso, quando colocamos na planilha ou no sistema de gestão os valores dessas contas, fazemos uma estimativa do que ainda vai acontecer com o dinheiro do negócio.

Isso permite mais controle e ajuda a organizar as contas da farmácia com antecedência.

#Contas a pagar

Uma conta a pagar significa uma obrigação financeira assumida pela empresa, como o pagamento dos funcionários, da energia elétrica e dos produtos comprados, por exemplo.

#Contas a receber

A conta a receber é aquela que já está prevista para entrar no caixa, como as parcelas das vendas a prazo e os juros de investimentos. Para farmácias, pode haver também uma verba de trade com algum parceiro, por exemplo.

Colocadas lado a lado, elas fazem com que seja possível enxergar claramente se o negócio é sustentável. Ou seja, se terá dinheiro suficiente para quitar as obrigações financeiras e manter o empreendimento aberto sem a necessidade de ajuda externa, como um empréstimo.

Para ter um bom fluxo de caixa, o planejamento de contas a pagar e a receber e muito importante. Só assim é possível organizar as contas da farmácia.

Organização financeira é essencial

Essa é a importância de conhecer o que é contas a pagar e contas a receber, pois muitas vezes o empresário sabe que vai entrar um bom dinheiro no caixa, mas não consegue racionalizar o quanto desse montante vai sair.

Ao colocar tudo na ponta do lápis, ou atualmente, da planilha, qualquer dúvida se esgota e a organização financeira fica mais simples, evitando prejuízos no futuro.

Entendidos os conceitos, as diferenças e a necessidade de serem trabalhados de maneira paralela, é hora de saber a parte prática do processo: como controlar contas a pagar e a receber de uma empresa. Se você preferir: como prever o futuro dos recursos financeiros do seu negócio.

Como controlar contas a pagar

Hoje, dificilmente alguém ainda controla as contas no caderninho. Porém, nunca é demais lembrar que, para fazer um bom controle financeiro, o melhor é investir em ferramentas mais eficazes.

O mínimo recomendado é que se faça uma planilha de contas a pagar com números que possam ser cruzados e comparados.

Mas o ideal mesmo é contar com um software de gestão. Assim, a administração da sua farmácia pode ser feita de maneira mais ágil e completa. Só que uma ferramenta não faz o trabalho sozinha. É preciso uma boa dose de dedicação para que tudo ocorra da maneira correta.

O primeiro passo para entender como trabalhar com contas a pagar e contas a receber é fazer o controle e registrar tudo que a sua empresa vai precisar pagar nos próximos dias e meses.

Se for possível, faça uma previsão de contas a pagar para um período maior e programe revisões periódicas de tempos em tempos. Quanto mais dados você conseguir adiantar, melhor será para enxergar o futuro e organizar as contas da farmácia.

Relacione todos os custos e despesas, inclusive os dados variáveis. Por mais que o valor oscile de um mês para o outro, é possível fazer uma previsão aproximada. Esse procedimento evita que você esqueça alguma conta e seja pego de surpresa. É importante não esquecer de colocar as datas de vencimento, assim você saberá o dia exato em que precisará pagar as contas.

Que tal um exemplo de contas a pagar e receber e seu controle para entender melhor?

Pense em ações especiais e datas sazonais em que seja necessário ter uma maior quantidade de determinado produto. Sabendo disso, você já pode registrar no seu controle um valor superior àquele considerado normal.

Uma dica é voltar ao histórico para ter uma base do quanto a produção aumenta. Se você não tem essa referência, pode fazer uma previsão baseada no que pretende produzir para tais datas. Com as previsões em mãos, é a hora de gerenciar os pagamentos.

Como fazer o gerenciamento de pagamentos

O gerenciamento de pagamentos é fundamental para manter as contas no azul. Na prática, saber como organizar contas a pagar de uma empresa significa que você precisa se organizar para ter o dinheiro necessário nos dias em que as contas vencem.

Há várias ações que você pode colocar em prática para que sua empresa saiba como controlar as contas a pagar e tenha uma organização eficaz.

O que faz contas a pagar:

Faça um escalonamento das datas de vencimento

Na hora de escolher as datas de vencimento das contas, como água, energia elétrica, aluguel e internet, faça uma divisão ao longo do mês.

Normalmente a entrada de dinheiro nas empresas não acontece de uma vez só, mas é distribuída ao longo do mês. Faça uma análise do contas a receber e veja em quais dias fica melhor cada uma das faturas ser paga.

Pague em dia e, se possível, antecipe

Multas e juros podem virar uma verdadeira bola de neve, principalmente se estiverem atrelados a financiamentos e empréstimos bancários. Seja pontual nos pagamentos e, se for possível, pague adiantado, principalmente se houver alguma vantagem, como descontos.

Aliás, essa prática ainda pode render créditos com os fornecedores. Descontos nas próximas compras ou até mesmo demonstra a sua vontade de fazer o que é certo.

Em caso de não pagamento, renegocie

Caso a sua empresa tenha uma dívida que você sabe que não poderá honrar, o mais indicado é renegociar, se possível, antes mesmo dela vencer.

Assim, além de evitar a cobrança de multas e juros abusivos, mais uma vez mostra que você quer fazer o certo e continuar com crédito no mercado.

Faça orçamentos

Não há como controlar as contas de uma empresa sem fazer orçamentos.

Por mais que você confie no seu fornecedor, é bom ter em mãos dois ou três orçamentos diferentes para poder comparar os preços e as formas de pagamento.

No mercado competitivo em que atuamos, sempre é bom ter conhecimento para poder negociar uma oferta melhor.

E isso serve tanto para a primeira compra quanto para as reposições. Até mesmo para outros tipos de fornecedores que não sejam de medicamentos e perfumaria. Ações de marketing, matérias variados, entre outros, também devem levar isso em consideração.

Como controlar de contas a receber

O mesmo padrão das contas a pagar é usado com as contas a receber. Deve-se seguir com a utilização de planilha ou software. Isso é fundamental para o bom controle para organizar as contas da farmácia.

Todas as vendas a prazo e outros rendimentos, como juros de investimentos, devem ser organizados pelas datas de entrada.

Um dos objetivos principais disso é controlar os recebimentos e a inadimplência, pois com tudo em mãos você sabe exatamente a quantia que precisa ter em caixa em cada período.

Gerenciamento de recebimentos

Na prática, o gerenciamento de recebimentos é bem parecido com o de pagamentos, só que aqui você faz o papel do credor.

Veja algumas dicas para manter a saúde financeira do negócio e organizar as contas da farmácia

Entre as ações que podem ser desenvolvidas para manter a sustentabilidade e o crescimento do negócio, podemos destacar algumas.

Planejamento do fluxo de caixa

Como frisamos desde o início, o que a empresa tem a receber deve sempre aparecer relacionado com o que ela gasta.

Ao cruzar as informações e fazer uma projeção do caixa, podemos dizer que, a grosso modo, você está fazendo um fluxo de caixa.

Com ele é possível projetar quanto será necessário de capital de giro para os próximos dias e meses, auxiliando na tomada de decisão. Assim você consegue organizar as contas da farmácia.

Não misture dinheiro da empresa com o pessoal

Esse problema pode parecer mais comum em micro e pequenas empresas, mas está presente em vários negócios, independentemente do tamanho.

Talvez fique mais difícil abrir o caixa e retirar o dinheiro de lá ou fazer uma transferência entre as contas corporativa e pessoal, mas existem os cartões corporativos e as notas para ressarcimento.

Misturar as contas dificulta organizar as contas da farmácia, pois se perde o controle do que sai ou entra nas pequenas quantias. É preciso muito profissionalismo para trabalhar com o financeiro da loja.

Aproveite as dicas para evoluir a maneira como você lida com os números da drogaria e assim você vai conseguir organizar as contas da farmácia com mais assertividade!

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