Saiba como montar o calendário de compras da drogaria

Entender a importância do calendário de compras da drogaria é essencial para trabalhar boas estratégias!

O calendário de compras da drogaria é muito importante para o sucesso do negócio. Contar com um bom planejamento e uma boa organização na reposição de produtos é essencial para sempre oferecer um mix de produtos de qualidade para os clientes.

O calendário também contribui para evitar a ruptura de estoque, que acontece quando o consumidor não encontra o que procura na loja. Por isso, ter o planejamento da reposição é fundamental para que o cliente encontre o que busca e saia satisfeito da loja.

Também é importante lembrar que a ruptura de estoque é um dos principais fatores que levam à mudança de loja pelo consumidor. Portanto, planeje suas compras com inteligência para sempre contar com os produtos na drogaria!

Entendendo os processos de compras

Na Farmarcas, quando um associado ingressa em uma rede, ele recebe uma orientação completa sobre os produtos que são oferecidos, assim como a periodicidade que as compras ocorrem. Confira abaixo um pouco mais sobre cada processo:

Compra Centralizada

No Compra Centralizada há um calendário de compra mensal, onde o associado consegue se organizar e fazer a reposição do estoque aproveitando as melhores condições entre a indústria e os distribuidores.

Nesse processo, todas segundas e quartas-feiras, a compra é feita via EDI (uma van eletrônica) seguindo um desconto negociado com a indústria somado ao desconto atribuído pelo distribuidor. Já nos demais dias, ele também pode realizar as compras, porém com o desconto do distribuidor aplicado à indústrias específicas.

Higiene, Beleza e Nutrição (SIC HBN)

Esse processo de compra acontece mensalmente, sempre na terceira semana do mês. A equipe comercial da Farmarcas coleta todas as datas, formula um calendário e, no primeiro dia útil do mês, encaminha para os associados quais serão as indústrias participantes.

Isso permite que ele se planeje com antecedência e consiga se organizar para comprar determinados produtos, mantendo uma reposição de estoque eficiente dentro da drogaria.

Dicas para montar o calendário de compras da drogaria!

Embora não exista uma “regra” para a montagem do calendário de compras da drogaria, cada loja pode ter uma estratégia que se adeque melhor ao dia a dia dos funcionários ou que os compradores prefiram trabalhar de determinada maneira.

Pensando nisso, listamos opções para facilitar o processo durante a montagem do calendário na sua farmácia:

– Calendário por laboratório

Alguns empresários preferem montar o calendário de compras da drogaria por semana. Ou seja, divide todos os laboratórios parceiros no mês e faz a reposição dos produtos de semana em semana.

Dessa maneira se organiza as tarefas do comprador com base na demanda de cada parceiro e garante o atendimento de todas as parcerias. O cuidado nesse ponto deve ser com o fluxo de caixa. Fique atento à reposição dos parceiros, mas atenção para não colocar grandes compras na mesma semana para não impactar o financeiro da drogaria.

O calendário de compras da drogaria deve levar em conta o fluxo de caixa, sem prejudicar a reposição de produtos, mas também que não afete os valores da empresa.

Se você faz parte de uma rede, fique atento às OL´s disponíveis em cada semana para facilitar a compra e aproveitar as condições comerciais disponíveis de cada parceiro. Inclusive, apostar no Trade Marketing pode alavancar ainda mais os resultados da sua farmácia.

– Calendário por grupo de produtos

Outra opção é planejar o calendário de compras da drogaria de acordo com os grupos de produtos. Genéricos, similares, higiene e beleza, entre outras categorias. Organizar as tarefas da equipe de compras dessa maneira pode ajudar na análise dos indicadores da loja.

Observar as vendas por categoria resulta na compra por categorias. Assim você pode juntar os laboratórios que mais vendem cada tipo de produto da loja e fazer a reposição frequentemente dessa maneira.

Se você faz parte de uma rede, fique atento às OL’s disponíveis em cada semana para facilitar a compra e aproveitar as condições comerciais disponíveis de cada parceiro.

– Faça o acompanhamento do estoque das lojas

Para montar o calendário de compras da drogaria, é fundamental acompanhar o estoque da loja. Isso garante o controle de tudo que entra e sai para fazer a reposição do que realmente é necessário com certa antecedência.

Um sistema de gestão de estoque é fundamental para o comprador saber o que precisa dar atenção naquele momento e vale a pena procurar entender um pouco mais sobre como a curva ABC pode melhorar ainda mais o seu negócio.

– Planeje a cotação com antecedência

Quando falamos do calendário de compras da drogaria, fazer a cotação dos produtos com antecedência é muito importante, principalmente de itens de perfumaria, higiene e beleza. Como os preços variam muito e as condições comerciais não ficam vigentes por muito tempo, é essencial acompanhar as cotações para aproveitar uma promoção. Ou, quem sabe, deixar de comprar em determinada semana pois o preço está mais alto que o normal.

Para o comprador da loja, fazer as cotações com antecedência é muito importante para provisionar o pagamento e ter o fechamento a tempo hábil de fazer o pedido, receber o pedido e não ter ruptura do produto no PDV.

– Analise o CMV da loja

Uma das principais tarefas do comprador e dos gestores da loja é acompanhar o CMV. O Custo de Mercadoria Vendida é um indicador que auxilia a entender como anda a reposição de produtos e o estoque em termos de valor.

O CMV é, basicamente, a soma das despesas para produzir e armazenar aquela mercadoria até que a venda seja realizada. Esse dado é importante para você conseguir calcular e dimensionar o seu Lucro Bruto. O CMV é um dos indicadores mais importantes para analisar a saúde financeira da loja. É o valor pago pela mercadoria ao fornecedor direto (distribuição ou indústria). Sua leitura permite compreensão sobre o montante de sobra para arcar com as despesas variáveis, fixas e medir o percentual de resultado líquido.

Com a reposição correta dos itens da loja, não há ruptura nem excesso do produto no estoque, pois isso também gera “perda” até a rotatividade desse item pagar os custos por adquirir tamanha quantidade.

A análise do CMV é essencial para montar o calendário de compras da drogaria.

– Defina um responsograma de atividades

Quando falamos de uma gestão eficiente da farmácia, ter um responsograma com as atividades de cada colaborador é muito importante. Muitas drogarias ainda não possuem esse nível de maturidade na administração, mas é indicado começar a trabalhar as tarefas de cada funcionário. E isso é válido para todos, incluindo o comprador.

Para montar o calendário de compras da drogaria esse profissional deve estar atento a curvas e demandas, ao cronograma de compras, ao fluxo de caixa, à validade dos produtos e ao estoque.

Além disso, dependendo do nível da estrutura da sua equipe, alguns compradores já têm determinada uma agenda para receber os representantes mensalmente. Isso melhora o relacionamento que a sua drogaria tem com os parceiros comerciais e certamente evoluirá as suas condições de compra!

Montar o calendário de compras da drogaria de acordo com essa agenda de visitas pode ser uma boa opção para ajudar a estruturar o cronograma.

– Realize reuniões de planejamento frequentes

Depois de ter o calendário funcionando e sua equipe engajada com a estruturação dessas etapas, é muito importante que você acompanhe frequentemente essas atividades.

Você deve confiar no trabalho dos seus funcionários e eles devem ter autonomia para negociar e fazer os pedidos. Lembre-se que centralizar as atividades no proprietário da loja nem sempre é a melhor opção para o desenvolvimento da farmácia e dos funcionários.

Delegue as atividades, mas faça reuniões frequentes de planejamento para estar alinhado com o que a equipe está desenvolvendo. É uma ótima maneira de otimizar as ações e fazer uma gestão cada vez mais profissional e assertiva de cada departamento da farmácia.