Saiba como montar o calendário de compras da drogaria

O calendário de compras da drogaria é muito importante para o sucesso do negócio. Ter o planejamento e a organização na reposição de produtos é essencial para sempre oferecer um bom mix de produtos aos clientes.

O calendário de compras da drogaria evita a ruptura de estoque, que acontece quando o consumidor não encontra o que procura na loja. Ter o planejamento da reposição é fundamental para que o cliente encontre o que busca e saia satisfeito da loja. É importante lembrar que a ruptura é um dos principais fatores de decisão de mudança de loja pelo consumidor. Portanto, planeje suas compras para sempre ter um bom estoque!

Veja dicas para montar o calendário de compras da drogaria!

É importante ressaltar que não existe uma “regra” para montar o calendário de compras da drogaria. Cada loja pode ter uma estratégia que se adequa melhor ao dia a dia dos funcionários ou que os compradores prefiram trabalhar de determinada maneira. Veja algumas opções que preparamos para você montar o seu calendário de compras da drogaria:

Calendário por laboratório

Alguns empresários preferem montar o calendário de compras da drogaria por semana. Ou seja, divide todos os laboratórios parceiros no mês e faz a reposição dos produtos de semana em semana.

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Dessa maneira se organiza as tarefas do comprador com base na demanda de cada parceiro e garante o atendimento de todas as parcerias. O cuidado nesse ponto deve ser com o fluxo de caixa. Fique atento à reposição dos parceiros, mas atenção para não colocar grandes compras na mesma semana para não impactar o financeiro da drogaria.

O calendário de compras da drogaria deve levar em conta o fluxo de caixa, sem prejudicar a reposição de produtos, mas também que não afete os valores da empresa.

Se você faz parte de uma rede, fique atento às OL´s disponíveis em cada semana para facilitar a compra e aproveitar as condições comerciais disponíveis de cada parceiro.

Calendário por grupo de produtos

Outra opção é planejar o calendário de compras da drogaria de acordo com os grupos de produtos. Genéricos, similares, higiene e beleza, entre outras categorias. Organizar as tarefas da equipe de compras dessa maneira pode ajudar na análise dos indicadores da loja. Observar as vendas por categoria resulta na compra por categorias. Assim você pode juntar os laboratórios que mais vendem cada tipo de produto da loja e fazer a reposição frequentemente dessa maneira.

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Se você faz parte de uma rede, fique atento às OL’s disponíveis em cada semana para facilitar a compra e aproveitar as condições comerciais disponíveis de cada parceiro.

Faça o acompanhamento do estoque das lojas

Não é possível montar o calendário de compras da drogaria sem acompanhar o estoque da loja. É preciso ter o controle de tudo que sai e entra para fazer a reposição do que realmente é necessário com certa antecedência. Um sistema de gestão de estoque é fundamental para o comprador saber o que precisa dar atenção naquele momento.

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Planeje a cotação com antecedência

Quando falamos do calendário de compras da drogaria, fazer a cotação dos produtos com antecedência é muito importante, principalmente de itens de perfumaria, higiene e beleza. Como os preços variam muito e as condições comerciais não ficam vigentes por muito tempo, é essencial acompanhar as cotações para aproveitar uma promoção. Ou, quem sabe, deixar de comprar em determinada semana pois o preço está mais alto que o normal.

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Para o comprador da loja, fazer as cotações com antecedência é muito importante para provisionar o pagamento e ter o fechamento a tempo hábil de fazer o pedido, receber o pedido e não ter ruptura do produto no PDV.

Analise o CMV da loja

Uma das principais tarefas do comprador e dos gestores da loja é acompanhar o CMV. O Custo de Mercadoria Vendida é um indicador que auxilia a entender como anda a reposição de produtos e o estoque em termos de valor.

O CMV é, basicamente, a soma das despesas para produzir e armazenar aquela mercadoria até que a venda seja realizada. Esse dado é importante para você conseguir calcular e dimensionar o seu Lucro Bruto. O CMV é um dos indicadores mais importantes para analisar a saúde financeira da loja. É o valor pago pela mercadoria ao fornecedor direto (distribuição ou indústria). Sua leitura permite compreensão sobre o montante de sobra para arcar com as despesas variáveis, fixas e medir o percentual de resultado líquido.

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Com a reposição correta dos itens da loja, não há ruptura nem excesso do produto no estoque, pois isso também gera “perda” até a rotatividade desse item pagar os custos por adquirir tamanha quantidade.

A análise do CMV é essencial para montar o calendário de compras da drogaria.

Defina um responsograma de atividades

Quando falamos de uma gestão eficiente da farmácia, ter um resposograma com as atividades de cada colaborador é muito importante. Muitas drogarias ainda não possuem esse nível de maturidade na administração, mas é indicado começar a trabalhar as tarefas de cada funcionário. E isso é válido para todos, incluindo o comprador.

Para montar o calendário de compras da drogaria esse profissional deve estar atento a curvas e demandas, ao cronograma de compras, ao fluxo de caixa, à validade dos produtos e ao estoque.

Além disso, dependendo do nível da estrutura da sua equipe, alguns compradores já têm determinada uma agenda para receber os representantes mensalmente. Isso melhora o relacionamento que a sua drogaria tem com os parceiros comerciais e certamente evoluirá as suas condições de compra!

Montar o calendário de compras da drogaria de acordo com essa agenda de visitas pode ser uma boa opção para ajudar a estruturar o cronograma.

Faça reuniões de planejamento frequentes

Depois de ter o calendário funcionando e sua equipe engajada com a estruturação dessas etapas, é muito importante que você acompanhe frequentemente essas atividades.

Você deve confiar no trabalho dos seus funcionários e eles devem ter autonomia para negociar e fazer os pedidos. Lembre-se que centralizar as atividades no proprietário da loja nem sempre é a melhor opção para o desenvolvimento da farmácia e dos funcionários.

Delegue as atividades, mas faça reuniões frequentes de planejamento para estar alinhado com o que a equipe está desenvolvendo. É uma ótima maneira de otimizar as ações e fazer uma gestão cada vez mais profissional e assertiva de cada departamento da farmácia.

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2 Comentários

  • freire e carrara

    Ola bom dia

    Tenho uma pequena drogaria em um município pequeno. Existe 3 farmácias aqui com a minha. Sendo uma popular.
    Tento concorrer meus preços com essa popular. Tenho dois funcionários excelentes em venda, eu e a minha esposa.
    prestamos um bom atendimento e alguns serviços que as outras não prestam, Como aferição de pressão, teste de diabetes e entregas. Meu movimento e bom. Em novembro fará um ano que estamos aqui. Mas até hoje a farmácia não me deu retorno ainda. (lucro). Fico me perguntando o que tem de errado. Ou a demora para começar ver os lucros é demorada mesmo.
    Gostaria de sugestões.
    Att. Lucy

    • brenno

      Olá, Lucy, tudo bem? Eu sou o Brenno Souza, responsável pelo conteúdo do site da Farmarcas. Pelo que você nos passou, acredito que a sua loja tenha certa referência na região que você atua. É muito importante ter qualidade no atendimento e dar a atenção que os clientes buscam, tanto em termos de serviços farmacêuticos quanto em relação à assistência oferecida na loja.

      Sobre o tempo de a loja dar resultado, em um ano você já deveria ter sentido a “virada” para começar a ter lucros. Talvez você precise otimizar algumas atividades na gestão da drogaria para ver o que pode estar acontecendo. Sugiro analisar melhor a sua condição de compra de produtos, pois às vezes você está pagando mais caro na reposição dos itens. Outro fator essencial é entender o CMV da loja, pois você pode estar com estoque excessivo de produtos de baixo giro, sem falar na retirada de pró-labore e nos custos da drogaria.

      Temos alguns materiais publicados que podem te ajudar a entender melhor o que estamos falando:

      http://materiais.farmarcas.com.br/administrar-com-eficiencia-gestao-do-varejo
      http://materiais.farmarcas.com.br/administrar-com-eficiencia-financeiro
      https://materiais.farmarcas.com.br/precificacao-para-farmacias

      Se você tiver interesse, me envie um e-mail que podemos conversar.

      brenno@farmarcas.com.br

      Abraços e sucesso!

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