Rotinas administrativas para melhorar a gestão da sua farmácia!

Contar com rotinas administrativas na sua farmácia é algo essencial para ampliar as vendas e obter os melhores resultados. Confira quais são elas!

Na administração de uma farmácia, uma série de fatores fazem toda a diferença e podem facilitar ainda mais o dia a dia. As rotinas administrativas são processos que envolvem a definição de metas, o planejamento de atividades e a execução de estratégias dentro da loja.

Além disso, elas também são responsáveis por garantir que a gestão de pessoas seja cada vez mais efetiva, evitando ruídos, falhas na comunicação e eventuais contratempos futuros. Quer entender um pouco mais sobre as rotinas administrativas de uma farmácia? Então veja abaixo!

O que são rotinas administrativas?

As rotinas administrativas contemplam uma série de processos sistemáticos que são usados na gestão de um empreendimento. Nas farmácias, esse tipo de processo agrega muito, principalmente na organização das tarefas e das atividades que cada funcionário desempenha.

Inclusive, vale lembrar que quando as rotinas administrativas são realizadas de forma eficiente, elas trazem muito mais clareza sobre as metas e objetivos que precisam ser alcançados pela equipe (em ações promocionais ou campanhas de vendas, principalmente).

Entretanto, para colocá-las em prática, é fundamental que os gestores tenham como responsabilidade elaborar um bom planejamento, além de acompanhar a execução e mensurar os resultados obtidos durante um determinado período.

Como aplicá-las na prática

Antes de tudo, é importante observar um comportamento que ocorre em diferentes modelos de negócio. Muitas vezes, os proprietários acabam centralizando as responsabilidades para si próprios e isso gera uma série de prejuízos na administração do estabelecimento.

Além de se sobrecarregar com funções excessivas, ele também perde a oportunidade de desenvolver a sua equipe para que possam desempenhar outras funções e garantir um melhor andamento dos processos internos.

Com isso em mente, vamos às principais Rotinas Administrativas de uma farmácia:

Utilização de Responsogramas

Os responsogramas são ferramentas que trazem, de forma detalhada, as funções de todos os colaboradores da farmácia. Dentro dele, devem estar designadas as responsabilidades do colaborador, as principais atividades que ele desempenha, os diferenciais e o preparo técnico que os funcionários do cargo possuem.

Dentro dele, todos da equipe terão acesso ao seu “POP” (Procendimento Operacional Padrão), determinando o que, como, por quem e quando deve ser feito aquilo que ele descreve. Eles também garantem a qualidade, eficiência e eficácia de uma série de operações que devem seguir os critérios técnicos e obedecer às normas e legislação relacionadas a cada setor ou atividade.

Controle de Estoque

Controlar o estoque de produtos, principalmente dos medicamentos, faz com que a farmácia tenha total acesso do que entra e sai todos os dias. A gestão do estoque precisa ser feita de maneira consciente para atrelar custos e benefícios. Além de garantir o atendimento dos clientes.

No ramo farmacêutico, praticamente todos os produtos possuem prazo de validade que é preciso ficar atento. Erros na gestão de estoque pode resultar em prejuízos financeiros devido ao prazo do vencimento. Por isso, é importante fiscalizar a entrada e saída dos medicamentos, se atentar as datas de validade, realizar inventários periódicos e, principalmente, investir no treinamento da equipe. Assim, todos saberão como gerenciar o estoque de forma eficiente.

Estabelecer processos de compras

Não podemos falar de rotinas gerenciais, sem mencionar os processos de compras. As redes associadas à Farmarcas contam com dois: o Compra Centralizada e o SIC HBN (Higiene, Beleza e Nutrição).

No Compra Centralizada há um calendário de compra mensal, onde o associado consegue se organizar e fazer a reposição do estoque aproveitando as melhores condições entre a indústria e os distribuidores.

Nesse processo, todas segundas e quartas-feiras, a compra é feita via EDI (uma van eletrônica) seguindo um desconto negociado com a indústria somado ao desconto atribuído pelo distribuidor. Já nos demais dias, ele também pode realizar as compras, porém com o desconto do distribuidor aplicado à indústrias específicas.

Já no SIC HBN o processo de compra acontece mensalmente, sempre na terceira semana do mês. A equipe comercial da Farmarcas coleta todas as datas, formula um calendário e, no primeiro dia útil do mês, encaminha para os associados quais serão as indústrias participantes.

Isso permite que ele se planeje com antecedência e consiga se organizar para comprar determinados produtos, mantendo uma reposição de estoque eficiente dentro da drogaria.

Saiba como gerenciar as pessoas

Quando falamos sobre gestão de pessoas, não nos referimos somente as particularidades do departamento de Recursos Humanos. Gerenciar pessoas é compreender seus pontos fortes e fracos, sabendo como desenvolver cada um deles.

É entender as diferenças entre cada um da equipe e de que forma eles podem se complementar para alcançar os objetivos da farmácia. Outro ponto de extrema importância é a capacitação dos funcionários. Dessa forma, é possível identificar habilidades que podem ser refinadas e utilizadas para melhorar os resultados da loja.

Outro ponto importante é saber realizar uma boa análise de perfil para os novos funcionários que serão contratados. Isso permite entender a qualificação técnica e experiência dentro do segmento farma.

Conheça bem o sistema utilizado

Todas as redes administradas pela Farmarcas possuem acesso ao Radar, um sistema que contempla as principais ferramentas para que os associados precisarão utilizar no dia a dia. Por isso, saber como utilizá-lo é fundamental.

O Radar funciona como um ecossistema integrado e, entre as ferramentas disponíveis dentro dele, destacam-se:

– Órbita: Ferramenta de geolocalização que auxilia na escolha do melhor ponto comercial para a montagem da loja;

– Encarte: Plataforma que permite que os associados montem o seu encarte de forma fácil e personalizada;

– E.delivery: Ecossistema digital que garante eficiência na entrega dos produtos e aproxima as lojas dos consumidores;

– Radar Capacitação: Ambiente que disponibiliza aulas e trilhas de conhecimento para os associados;

– SIC: O Sistema Integrado de Compras garante que os associados comprem produtos de alto giro com preços muito mais em conta.

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Acompanhe os indicadores

É extremamente importante analisar o giro de medicamentos e a demanda de determinados produtos. Essa análise é fundamental para manter o estoque da farmácia saudável, efetuar boas compras e, principalmente, a lidar com a sazonalidade dos produtos.

Acompanhar os indicadores permite que você meça os resultados da farmácia de forma estratégica, avalie as vendas por categorias de produtos, analise as despesas fixas e variáveis, gerencie o estoque e controle as despesas de forma geral.

Uma das principais vantagens de fazer esse acompanhamento, é que você consegue ajustar pontos de atenção com agilidade e na raiz do problema.

Rotinas Administrativas x Rotinas Gerenciais

Por fim, mas não menos importante, é essencial compreender as diferenças entre Rotinas Administrativas e Rotinas Gerenciais. Embora ambas agreguem muito na gestão da farmácia, alguns fatores mudam de uma para a outra.

Enquanto as rotinas administrativas englobam uma perspectiva mais ampla dos processos e das estratégias, as rotinas gerenciais se concentram nas metodologias que serão colocadas em prática no estabelecimento.

A essência das duas é a mesma: criar processos dinâmicos que permitam atingir os principais objetivos da drogaria.

Conhecer as principais Rotinas Administrativas certamente trará benefícios no curto, médio e longo prazo da sua farmácia. Tem dúvidas sobre o tema? Aproveite e comente aqui embaixo!