Estruture o responsograma da equipe para ter uma farmácia eficiente

Ter uma farmácia eficiente é essencial para conseguir melhorar os resultados. Como o varejo farmacêutico é muito competitivo, a eficiência na gestão deve ser uma das premissas da empresa.

Como empresário é preciso ter a consciência de que a divisão das atividades da loja agiliza o dia a dia da drogaria. Funcionários que fazem tudo, às vezes ao mesmo tempo, certamente terão dificuldade de produzir o que poderiam se tivessem atividades bem distribuídas. E isso inclui também a rotina do gestor.

O ideal é que você e a sua equipe cumpram o dia de trabalho na drogaria com a certeza de terem concluído todas as tarefas necessárias para o bom funcionamento do negócio. Isso mostrará que as atividades foram bem estruturadas e que a gestão da sua farmácia está no caminho certo.

Veja dicas para estruturar o responsograma da equipe e ter melhores resultados!

Tenha clara a sua responsabilidade como gestor

O dia a dia de uma drogaria eficiente é muito bem organizado. E isso inclui as atividades do gestor. A rotina deve ser estruturada, agenda organizada, reuniões marcadas, visitas, entre outros. Lembre-se que você deve ser o exemplo para todos os colaboradores. Horários, postura e agenda devem ser muito bem estruturados em uma farmácia eficiente.

Separe tempo para leitura de e-mails, para reuniões com fornecedores, para feedbacks com a equipe, ou qualquer outra atividade do seu dia a dia.

O primeiro passo é conhecer a situação atual da sua rotina. Você deve buscar acabar com a sensação de “apagar incêndio” a toda hora e começar a estruturar a sua agenda.

Defina com clareza as atividades de cada funcionário

Estruturar o responsograma de cada colaborador é uma das etapas para ter uma farmácia eficiente. Sente com o gerente e com cada colaborador e defina quais as responsabilidades diárias, semanais e mensais.

Todas as funções precisam de um responsograma, inclusive os balconistas, por exemplo, que são responsáveis pelas vendas. Leve em conta que eles também devem ser responsáveis pelo recebimento de produtos, reposição dos itens nas gôndolas, limpeza e o atendimento em si.

Defina responsáveis por cada atividade ou turnos para que cada um faça determinada atividade. Para engajar a equipe, a sugestão é fazer um “contrato” com as responsabilidades de cada colaborador. Isso certamente ajuda a ter uma farmácia eficiente.

Comunique bem a responsabilidade de cada um

Como falamos, cada funcionário deve ter consciência total de suas atividades no dia a dia. É responsabilidade do gestor informar o que cada colaborador deve fazer como rotina e também acompanhar o desenvolvimento dessas atividades.

Aqui o gestor deve contar com a colaboração do ou da gerente da loja para estar de olho na execução e ter uma farmácia eficiente. Lembre-se que tudo deve ser dito com muita clareza e que o entendimento deve ser mútuo para que cada colaborador tenha consciência do impacto de cada atividade no todo do funcionamento da loja.

Acompanhe com frequência

O acompanhamento das atividades também é fundamental para uma farmácia eficiente. Assim como analisar os indicadores de desempenho é essencial para traçar metas e definir caminhos para seguir, os processos e atividades da loja são muito importantes para a excelência na gestão do negócio.

Estar próximo dos funcionários, passar orientações e conversar com eles frequentemente pode ser uma boa opção. Se você já tem um número maior de lojas, os gerentes devem ser os responsáveis por isso. Isso deve estar no responsograma das atividades deles. Assim eles têm um tempo separado na agenda da semana para estarem mais próximos da equipe.

Dê feedbacks frequentes

A relação entre gestor e colaboradores deve ser muito boa dentro de uma farmácia eficiente. A “porta aberta” é um ponto muito importante para ter um clima organizacional bom e para que todos se sintam à vontade para conversar.

O gestor e o gerente devem ter períodos definidos para dar feedbacks sobre as atividades desenvolvidas por cada colaborador. Assim é possível manter a otimização das atividades e entender se os processos estão sendo seguidos.

Mas, além disso, deve-se permitir e incentivar que a equipe operacional proponha melhorias nos processos e no desenvolvimento das atividades. Como o gestor não consegue ficar tão próximo da operação no dia a dia, ninguém melhor do que os próprios colaboradores para pontuarem situações que não estão dando certo ou melhorias que podem ser implementadas.

Por isso que os feedbacks frequentes são tão importantes em uma farmácia eficiente.

Analise os indicadores para otimizar atividades

A análise de indicadores é fundamental para o sucesso no varejo farmacêutico. E aqui não falamos apenas de vendas. Há uma infinidade de números que podem ser analisados para otimizar processos e ter uma farmácia eficiente.

Claro que as vendas são importante e devem ser analisadas também, mas é possível prestar atenção em outros indicadores para melhorar a maneira como algumas atividades estão sendo executadas pela equipe.

Um exemplo disso é o CMV da loja. Uma drogaria com CMV muito alto pode ter problemas nas compras de reposição e de estoque. Às vezes o comprador não está conseguindo negociar tão bem com os fornecedores. Ou não está analisando a curva ABC da loja para fazer a reposição dos itens no estoque. Ter muitos itens no estoque pode prejudicar a estratégia da loja e impactar o fluxo de caixa.

Outro exemplo é a taxa de perdas. Se a loja está com uma alta taxa de descarte de medicamentos vencidos, há alguma atividade que precisa ser melhorada. As compras podem estar em excesso, ou a reposição nas gôndolas no dia a dia não está organizando bem a disposição dos produtos. Lembre-se que os produtos com mais validade devem ser colocados mais ao fundo, assim o giro de itens permite que os com validade mais próxima sejam vendidos antes dos demais.

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