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Publicado por Marketing Farmarcas • 6 de setembro de 2018

Entenda a importância do departamento de compras da farmácia

Saiba por que o departamento de compras da farmácia é fundamental para garantir o sucesso do estabelecimento!

 

Ter um departamento de compras bem estruturado é fundamental para o sucesso de qualquer negócio, e as farmácias não são exceção.

 

Embora muitas pessoas não saibam, a importância do departamento de compras de uma farmácia é muito maior do que se pode imaginar. Nesse setor altamente regulamentado e em constante evolução, a gestão de compras desempenha um papel crucial para garantir que os medicamentos e outros produtos farmacêuticos sejam adquiridos de forma eficiente, segura e com qualidade.

 

No segmento varejista, esse departamento tem uma importância ainda maior, uma vez que precisa estar devidamente alinhado com o controle de estoque. Por isso, se você tem interesse em entender melhor como o setor de compras funciona e como ele pode contribuir diretamente para o sucesso da sua farmácia? Então veja abaixo!

 

 

 

Como funciona o departamento de compras?

 

 

Primeiramente, é preciso dizer que o departamento de compras de uma farmácia é responsável por gerenciar todas as atividades relacionadas à aquisição de produtos farmacêuticos, medicamentos, suprimentos médicos e outros itens necessários para o funcionamento da farmácia.

 

Por isso, entre as atribuições que o departamento de compras possui, podemos destacar:

 

1. Planejamento de compras

 

O departamento de compras realiza um planejamento estratégico das necessidades de estoque da farmácia, levando em consideração fatores como demanda histórica, sazonalidade, lançamento de novos medicamentos e previsão de vendas. Com base nesse planejamento, são definidos os volumes e prazos de compras.

 

2. Identificação de fornecedores

 

O departamento de compras pesquisa e identifica fornecedores confiáveis e qualificados. Isso envolve a análise de diversos aspectos, como reputação no mercado, histórico de qualidade, conformidade regulatória, capacidade de entrega e preços competitivos. O objetivo é estabelecer parcerias de longo prazo com fornecedores confiáveis.

 

3. Negociação de contratos

 

O departamento de compras é responsável por negociar contratos com os fornecedores selecionados. Isso inclui aspectos como preços, prazos de entrega, condições de pagamento, políticas de devolução e cláusulas contratuais relevantes.

 

A negociação visa obter as melhores condições para a farmácia, buscando reduzir custos e garantir a qualidade dos produtos adquiridos.

 

4. Monitoramento de estoque

 

O departamento de compras acompanha constantemente os níveis de estoque da farmácia, verificando as quantidades disponíveis, as datas de validade e a rotatividade dos produtos.

 

Isso é feito por meio de sistemas de controle de estoque e ferramentas de gestão, permitindo uma reposição eficiente e evitando a falta ou o excesso de produtos.

 

5. Controle de qualidade

 

O departamento de compras trabalha em estreita colaboração com o departamento de qualidade para garantir que os produtos adquiridos atendam a todas as normas e regulamentações vigentes.

 

São realizadas avaliações dos fornecedores, inspeções de qualidade, análise de documentação e auditorias para assegurar que os produtos farmacêuticos atendam aos mais altos padrões de qualidade e segurança.

 

6. Acompanhamento de tendências de mercado

 

O departamento de compras está constantemente atualizado sobre as tendências do mercado farmacêutico, como lançamentos de novos medicamentos, mudanças nas regulamentações e avanços tecnológicos. 7

 

Essas informações são utilizadas para tomar decisões estratégicas de compra, antecipando-se às demandas dos clientes e às mudanças no cenário do setor.

 

7. Análise de desempenho dos fornecedores

 

O departamento de compras monitora o desempenho dos fornecedores, avaliando critérios como pontualidade nas entregas, qualidade dos produtos, atendimento ao cliente e conformidade com os termos contratuais.

 

Essa análise auxilia na tomada de decisões sobre a continuidade das parcerias e na busca por melhorias contínuas na cadeia de suprimentos.

 

 

Por que o Departamento de Compras é essencial 

 

Quando os pedidos são feitos com prazo suficiente para os fornecedores, além de manter o estoque abastecido, a área de compras também contribuirá para que a farmácia não pare de lucrar.

 

Essa gestão de compras é muito importante, pois aproveitará os estoques de forma adequada, conferindo a reserva de produtos antes da realização de pedidos ao distribuidor.

 

Lembre-se que a ruptura de estoque é o principal fator de mudança de hábito de compra para uma farmácia concorrente. Se o departamento de compras da farmácia não planeja bem a reposição de produtos, você pode acabar perdendo clientes por não contar com determinados itens quando o consumidor os buscar.

 

 

Garantindo as melhores negociações

 

Como dito anteriormente, é importante lembrar que, estabelecer e manter um bom relacionamento com fornecedores também é papel do departamento de compras da farmácia. Por meio disso, o seu poder de negociação aumenta assim como a possibilidade de conseguir praticar melhores preços.

 

O relacionamento com os fornecedores é totalmente estratégico para que a sua drogaria consiga reduzir custos. Porém, para que seja feito de forma efetiva, é preciso que a área registre todas as cotações solicitadas, negociações estabelecidas, assim como todas as compras efetuadas.

 

Ao ordenar o histórico, o departamento de compras da farmácia consegue negociar descontos em seus pedidos. Porisso, é indicado que tudo seja informatizado.

 

 

Otimizando processos internos da farmácia

 

Quando os processos estão bem definidos, fica mais fácil para o setor influenciar positivamente o seu negócio. Aliás, uma boa maneira de gerenciar as compras é utilizar softwares especializados, principalmente se forem capazes de consultar os registros de estoque, gerenciar as cotações com os fornecedores e manter um histórico financeiro bem organizado. Tudo isso de forma automatizada e, consequentemente, mais ágil.

 

Os processos realizados pela área que realiza compras de uma drogaria visam eficiência, redução de custos, qualidade e agilidade na aquisição de produtos. Por isso, o departamento de compras da farmácia é muito importante para o desenvolvimento da gestão estratégica da empresa, mantendo-a cada vez mais competitiva.

 

Traz mais competitividade para o negócio

 

Dentro de uma rede ou associação, a central possui acesso às indústrias farmacêuticas e aos distribuidores com mais facilidade, o que proporciona maiores descontos na hora de comprar medicamentos.

 

Outro ponto fundamental é a utilização de compras coletivas e compras centralizadas, no qual o departamento realiza a negociação prévia e, com amplo número de farmácias e maior demanda em algumas moléculas em específico, consegue aprimorar os descontos na aquisição dos produtos, desenvolvendo cada vez mais a competitividade dessas farmácias.

 

No Compra Centralizada há um calendário de compras mensal, em que o associado consegue se organizar e fazer a reposição do estoque aproveitando as melhores condições entre a indústria e os distribuidores.

 

Nesse processo, todas segundas e quartas-feiras, faça a compra via EDI (uma van eletrônica) seguindo um desconto negociado com a indústria somado ao desconto atribuído pelo distribuidor. Já nos demais dias, ele também pode realizar as compras, porém com o desconto do distribuidor aplicado a indústrias específicas.

 

Por outro lado, a Compra Coletiva acontece mensalmente, sempre na terceira semana do mês. A equipe comercial da Farmarcas coleta todas as datas, formula um calendário e, no primeiro dia útil do mês, encaminha para os associados quais serão as indústrias participantes.

 

Isso permite que ele se planeje com antecedência e consiga se organizar para comprar determinados produtos, mantendo uma reposição de estoque eficiente dentro da drogaria.

 

 

Investir no departamento de compras faz toda a diferença

 

Uma gestão de compras eficiente é um diferencial altamente positivo e competitivo para sua farmácia. Inclusive, ela traz mais agilidade nas operações e o resultado final é o aumento do lucro. Vender mais é o objetivo de todo empresário do varejo farmacêutico, mas, muitas vezes, é possível otimizar ações e melhorar processos do departamento de compras da farmácia para ter melhores resultados.

 

Comprar bem traz resultados positivos, uma vez que a farmácia consegue acesso aos melhores produtos, com os melhores preços. Afinal, essa compra de qualidade impacta diretamente no financeiro da empresa, na necessidade de capital de giro e no fluxo de caixa.

 

 

Por fim, é preciso levar em conta que, apesar de contar com departamentos separados, a drogaria funciona com um único objetivo. Para isso, tenha o papel de cada departamento bem definido no dia a dia de trabalho.

 

Desenvolva as atividades do departamento financeiro da farmácia e tenha melhores resultados!

 

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Comentários

  • Elza Bispo pedrosa says:

    Li e gostei muito desses artigos

    • Oi Elza, tudo bem?
      Ficamos super felizes com o seu feedback! Continue acompanhando nosso blog e não perca nenhuma notícia do varejo farmacêutico.