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Departamento de Compras da Drogaria
Departamento de Compras da Drogaria

Publicado por Marketing Farmarcas • 6 de setembro de 2018

Entenda a importância do departamento de compras da farmácia

Saiba por que o departamento de compras da farmácia é fundamental para garantir o sucesso do estabelecimento!

 

Embora muitas pessoas não saibam, a importância do departamento de compras de uma farmácia é muito maior do que se pode imaginar. Além de garantir que as compras de produtos sejam feitas de maneira correta e estratégica, é por meio desse departamento que são gerados relatórios para acompanhar a gestão do empreendimento.

No segmento varejista, esse departamento tem uma importância ainda maior, uma vez que precisa estar devidamente alinhado com o controle de estoque. Quer entender melhor como o setor de compras funciona e como ele pode contribuir diretamente para o sucesso da sua farmácia? Então veja abaixo!

 

Como funciona o departamento de compras?

 

O departamento de compras é basicamente o setor responsável por abastecer a farmácia com tudo que ela precisa. Isso inclui tudo: equipamentos, como computadores e impressoras, os itens que serão usados internamente (papel toalha, café) e, principalmente, os produtos que serão vendidos na loja.

Dentre as atribuições que o departamento de compras possui, podemos destacar:

– Selecionar e cadastrar fornecedores, levando em conta a qualidade, o preço e a confiabilidade na entrega;

– Realizar cotações e orçamentos;

– Receber e organizar pedidos de compras para todas as áreas da farmácia;

– Negociar com fornecedores, buscando os melhores preços e condições de pagamento diferenciadas.

– Emitir ordens de compra;

– Garantir que os estoques da farmácia estejam sempre abastecidos;

– Certificar de que a emissão de notas fiscais e demais documentos necessários pela contabilidade estejam em dia.

 

É essencial para manter o bom funcionamento da farmácia

 

Quando os pedidos são feitos com prazo suficiente para os fornecedores, além de manter o estoque abastecido, a área de compras também contribuirá para que a farmácia não pare de lucrar.

Essa gestão de compras é muito importante, pois aproveitará os estoques de forma adequada, conferindo a reserva de produtos antes da realização de pedidos ao distribuidor.

Lembre-se que a ruptura de estoque é o principal fator de mudança de hábito de compra para uma farmácia concorrente. Se o departamento de compras da farmácia não planeja bem a reposição de produtos, você pode acabar perdendo clientes por não contar com determinados itens quando o consumidor os buscar.

 

Importante para garantir as melhores negociações

 

Estabelecer e manter um bom relacionamento com fornecedores também é papel do departamento de compras da farmácia. Por meio disso, o seu poder de negociação aumenta assim como a possibilidade de conseguir praticar melhores preços.

O relacionamento com os fornecedores é totalmente estratégico para que a sua drogaria consiga reduzir custos. Porém, para que seja feito de forma efetiva, é preciso que a área registre todas as cotações solicitadas, negociações estabelecidas, assim como todas as compras efetuadas.

Ao ordenar o histórico, o departamento de compras da farmácia consegue negociar descontos em seus pedidos. Para isso, é indicado que tudo seja informatizado.

 

Otimiza processos internos da farmácia

 

Quando os processos estão bem definidos, fica mais fácil para o setor influenciar positivamente o seu negócio. Uma boa maneira de gerenciar as compras é utilizar softwares especializados, principalmente se forem capazes de consultar os registros de estoque, gerenciar as cotações com os fornecedores e manter um histórico financeiro bem organizado. Tudo isso de forma automatizada e, consequentemente, mais ágil.

Os processos realizados pela área que realiza compras de uma drogaria visam eficiência, redução de custos, qualidade e agilidade na aquisição de produtos. Por esses motivos, o departamento de compras da farmácia é muito importante para o desenvolvimento da gestão estratégica da empresa, mantendo-a cada vez mais competitiva.

Traz mais competitividade para o negócio

 

Dentro de uma rede ou associação, a central possui acesso às indústrias farmacêuticas e aos distribuidores com mais facilidade, o que proporciona maiores descontos na hora de comprar medicamentos.

Outro ponto fundamental é a utilização de compras coletivas e compras centralizadas, no qual o departamento realiza a negociação prévia e, com amplo número de farmácias e maior demanda em algumas moléculas em específico, consegue aprimorar os descontos na aquisição dos produtos, desenvolvendo cada vez mais a competitividade dessas farmácias.

No Compra Centralizada há um calendário de compra mensal, em que o associado consegue se organizar e fazer a reposição do estoque aproveitando as melhores condições entre a indústria e os distribuidores.

Nesse processo, todas segundas e quartas-feiras, a compra é feita via EDI (uma van eletrônica) seguindo um desconto negociado com a indústria somado ao desconto atribuído pelo distribuidor. Já nos demais dias, ele também pode realizar as compras, porém com o desconto do distribuidor aplicado a indústrias específicas.

A Compra Coletiva acontece mensalmente, sempre na terceira semana do mês. A equipe comercial da Farmarcas coleta todas as datas, formula um calendário e, no primeiro dia útil do mês, encaminha para os associados quais serão as indústrias participantes.

Isso permite que ele se planeje com antecedência e consiga se organizar para comprar determinados produtos, mantendo uma reposição de estoque eficiente dentro da drogaria.

 

Investir no departamento de compras faz toda a diferença

Uma gestão de compras eficiente é um diferencial altamente positivo e competitivo para sua farmácia. Ela traz mais agilidade nas operações e o resultado final é o aumento do lucro. Vender mais é o objetivo de todo empresário do varejo farmacêutico, mas, muitas vezes, é possível otimizar ações e melhorar processos do departamento de compras da farmácia para ter melhores resultados.

Comprar bem traz resultados positivos, uma vez que a farmácia consegue acesso aos melhores produtos, com os melhores preços. Aliás essa compra de qualidade impacta diretamente no financeiro da empresa, na necessidade de capital de giro e no fluxo de caixa.

É preciso levar em conta que, apesar de contar com departamentos separados, a drogaria funciona com um único objetivo. Para isso, é essencial ter o papel de cada departamento bem definido no dia a dia de trabalho.

 

Desenvolva as atividades do departamento financeiro da farmácia e tenha melhores resultados!

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